AkıllıPosta

Yerel yönetimler

Belediyeler için yerli kurumsal e-posta

Yazı işleri kalemine düşen her dilekçe bir posta kutusunda birikir; cevabı da aynı kutudan çıkar. AkıllıPosta bu yazışmayı belediyeler ve diğer yerel yönetim birimleri için yurt içinde tutar, KVKK belgelerini imzadan önce önünüze koyar. Kurumun adresleri kendi alan adında kalır.

Kurumunuz için görüşelimPlanları görün

Yazı işleriİmarZabıtaMuhasebe

Kamu alımında ilk sorulan şey belgedir, o yüzden belgeyi başa koyuyoruz: veri işleme sözleşmesi hukuk işleri müdürlüğünüzün imzadan önce okuyabileceği hâlde yayında ve ihale dosyasına ek yapılabilir. Kurumsal sözleşme imzalandığında aynı yükümlülükler imzalı metinde de yer alır. Şartname kurumun postasının başka müşteriyle aynı sunucuda durmamasını istiyorsa dedike mail sunucusu bu maddeyi karşılar.

Kurumun yazışması nerede duruyor

Bir belediyede evrak gişede kaydolur, sonra birimler arasında havale edilir. Panel bu dolaşımın her durağını kayda geçirir; yıllar sonra aranan evrak da o kayıttan çıkar.

Vatandaşa giden yazının teslim kaydı

Başvuru cevabı gönderildi, sonra “bana ulaşmadı” denildi. Panel o postanın hangi saatte çıktığını, karşı sunucunun ne yanıt verdiğini ve teslimin tamamlanıp tamamlanmadığını satır satır gösterir. Kayıt, kutu silinse bile iki yıl boyunca kalır. Tartışma genellikle bu ekranda biter.

Vatandaşın “cevap gelmedi” dediği yazışmalarda genellikle iki ihtimal vardır: posta karşı tarafın kutusuna girmiştir ama görülmemiştir, ya da karşı sunucu iletiyi geri çevirmiştir. İkisi aynı satırda ayrışır — geri çevrildiyse sunucunun verdiği gerekçe de orada yazar, memur o gerekçeyle ikinci bir yol dener.

Birimler arasında tek düzen

Ortak birim adresleri takma adla dağıtılır, cevap bekleyen yazışma öncelikli kutuda üstte durur. Masada tarayıcı, sahada telefon.

Panel posta ekranı — öncelikli gelen kutusu ve birim yazışmaları

Yıllar sonra aranan evrak

Arşiv özelliği açık planlarda kurum yazışması değiştirilemez biçimde saklanır ve her kayıt kriptografik bütünlük kanıtı taşır: SHA-256 zinciri üstüne Ed25519 imza. Beş yıl önce kapanmış bir dosya yeniden açıldığında, yazının o gün hangi içerikle gönderildiği panelden doğrulanır.

AkıllıPosta paneli arşivinde yıllar önceki bir kurum yazışmasının aranması — kayıt satırı ve değiştirilemez arşiv durumu

Başkan imzasını taklit eden ödeme talimatı karantinaya alınır

Kurum adına düzenlenmiş sahte talimatlar davranışsal filtreden geçer; eşiği aşan posta teslim edilmeden tutulur, panelden serbest bırakılır. Bir hesaba olağandışı bir yerden girildiğinde de uyarı üretilir.

Kurum e-postası nasıl taşınır

Aşamaların hepsinin saatini kurum belirler; hiçbiri sizden habersiz başlamaz.

Kutular kopyalanır
Hangi kutu taşınacaksa klasör yapısıyla birlikte IMAP üzerinden kopyalanır. Kaynaktaki postaya dokunulmaz; kopya bitene kadar eski sisteminiz olduğu gibi çalışmaya devam eder, yani geri dönüş yolu her an açık kalır. Sihirbaz İş planından itibaren panelde açıktır, Kurumsal planda taşımanın tamamını bizim ekibimiz yürütür.
MX kaydı sizin takviminizle çevrilir
Alan adınızın MX kaydını çevirme anını kurum seçer; tarihi meclis gündemine ya da süren bir ihale takvimine göre ayarlayabilirsiniz. Taşıma bir gece baskını değil, kurumun kendi takvimine yaslanan bir iştir.
Akış kesilmez
DNS yayılması bir süre alır. Eski sisteminiz o aralıkta açık kalır; oraya düşen postaları sihirbaz ikinci turda yeni kutuya kopyalar. Vatandaş aynı adrese yazmayı sürdürür.

Alan adınız kurumunuzda, gerisi bizde

Hemen BaşlayınÖnce bir görüşelim

Kurumlardan gelen sorular

Belediye e-postası hangi ülkedeki sunucuda tutuluyor?

Türkiye’de. Kurumun postası Türkiye sınırları içindeki veri merkezlerinde işlenir, yedeği de burada alınır; e-posta içeriğinin yurt dışına aktarımı yok. Bir ihale dosyasına ek koymanız gerekirse dayanak hazır: aynı taahhüt hem KVKK aydınlatma metnimizde hem veri işleme sözleşmemizde yazılı.

Kamu kurumunda e-posta arşivi nasıl kanıtlanabilir tutulur?

Her kayıt SHA-256 zinciriyle bir öncekine bağlanır ve Ed25519 ile imzalanır; bir kaydı sonradan düzenlemek zinciri kırar ve bu panelde görünür. Bunu bir mevzuat uyum sertifikası olarak sunmuyoruz: 5651’in yükümlülükleri ağırlıkla erişim ve yer sağlayıcılarına yöneliktir, kurum yazışmasının saklanmasını asıl ilgilendiren KVKK ile kurumunuzun kendi saklama planıdır. Ayrımı blogda ayrıntısıyla yazdık. Kurumunuzun özel durumunu hukuk müşavirliğinizle değerlendirmenizi öneririz.

Belediye birimlerine ve personele hesap düzeni nasıl kurulur?

Her birim için ayrı kutu, her personel için ayrı adres açarsınız. yaziisleri@ gibi ortak adresler takma ad ve yönlendirme ile birden fazla kişiye dağıtılır, böylece bir memur izne çıktığında gelen evrak sahipsiz kalmaz. Görev değişiminde kutuyu kapatmak ya da devretmek panelde tek ekranlık iştir. Öncelikli gelen kutusu, cevap bekleyen gerçek yazışmayı bülten ve bildirim kalabalığından ayırır.

Taşıma sırasında kuruma gelen evrak kaybolur mu?

Kopya alınırken kaynaktaki veriye dokunulmaz, dolayısıyla dönüş ihtimali hiçbir aşamada kapanmaz; eski sistem siz kapatana kadar posta almayı sürdürür. Kurum tarafında yapılacak tek teknik iş MX kaydını çevirmek, onun da gününü siz seçersiniz. Aşamaların ayrıntısı yukarıdaki geçiş bölümünde duruyor.

Belediye e-postası .bel.tr alan adıyla çalışır mı?

Çalışır. Alan adı kuruma ait olduğu sürece uzantının .bel.tr, .gov.tr ya da başka bir şey olması fark etmez; MX kaydı bize döner, birim@kurumunuz.bel.tr biçimindeki adresler aynen sürer. Alan adının mülkiyeti ve DNS yönetimi kurumda kalır. Kurulumda SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını birlikte yazarız; kurum adına atılmış gibi görünen sahte postayı karşı taraftaki sunucu bu kayıtlara bakarak eler.

Belediye e-postasının faturası nasıl kesiliyor?

Fiyatı TL görür, TL ödersiniz; her ödeme için elektronik fatura düzenlenir.

İlgili rehberler

Kurum e-postası üzerine rehberler

Mevzuat ayrımı, arşivin kanıt değeri ve mevcut sistemden çıkış üzerine yazdıklarımız.