5651 E-postamı Kapsıyor mu? Kısa Cevap

Kısa cevap: 5651 sayılı kanun doğrudan “e-postanızı şu kadar süre saklayın” demez. Bu kanun internet erişimiyle ilgili trafik kayıtlarını düzenler. E-postalarınızı saklama yükümlülüğünüz varsa, o yükümlülük büyük olasılıkla başka mevzuattan — KVKK, Türk Ticaret Kanunu, vergi mevzuatı ya da sektörünüze özel kurallardan — gelir. Bu yazıda karışıklığı ayrıştırıyoruz; hukuki tavsiye değildir, kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza sorun.

5651 aslında neyi düzenler?

5651 sayılı kanun, internet ortamındaki yayınları ve internet erişiminin sağlanmasını düzenler. Adında geçtiği gibi asıl konusu, erişim ve yer sağlayıcıların tuttuğu trafik/erişim kayıtlarıdır: kim, ne zaman, hangi bağlantıyı kullandı. Bir işletmede misafirlere veya çalışanlara internet erişimi sağlıyorsanız (örneğin bir kafe Wi-Fi’si ya da kurumsal ağ), bu erişimin loglanmasıyla ilgili yükümlülükler bu kanun kapsamına girebilir.

Dikkat edilmesi gereken nokta şu: bu, e-posta içeriğinizi arşivleme emri değildir. “5651 yüzünden e-postalarımı tutmam gerekiyor” cümlesi çoğu zaman bir karışıklıktan doğar — internet erişim logları ile iş yazışmalarınızın saklanması iki ayrı konudur.

E-posta saklama yükümlülüğü nereden geliyor?

İş e-postalarınızı belirli süre tutmanız gerekiyorsa, bunun kaynağı genellikle şunlardan biridir:

• KVKK: Kişisel veri içeren e-postalar için saklama ve imha ilkeleri. Ne kadar ve neden sakladığınızı belgelemeniz beklenir.
• Türk Ticaret Kanunu: Tacirlerin ticari yazışma ve belgelerini saklama yükümlülüğü — sözleşme, sipariş, fatura yazışmaları buna girebilir.
• Vergi mevzuatı: Belge niteliği taşıyan e-postalar defter ve belge saklama süreleri kapsamında değerlendirilebilir.
• Sektörel kurallar: Bankacılık, enerji, sağlık gibi düzenlenen sektörlerde kendi otoritenizin (örneğin BDDK) getirdiği ek saklama kuralları olabilir.

Peki pratikte ne yapmalısınız?

• Hangi mevzuatın size uygulandığını hukuk danışmanınızla netleştirin — “5651” diye başlamayın, işinizin türünden başlayın.
• Saklamanız gereken e-postaları güvenilir biçimde, değiştirilemez şekilde arşivleyen bir altyapı kullanın.
• Saklama süresi dolan kayıtların otomatik imhasını planlayın; “her şeyi sonsuza kadar tut” hem risk hem maliyettir.

E-posta arşivlemenin hangi yükümlülükten doğduğunu ve nasıl kurgulandığını e-posta arşivleme yazımızda daha ayrıntılı ele aldık. Kişisel veri tarafını merak ediyorsanız KVKK ve e-posta uyumu yazımız başlangıç için iyi bir yer. Yasal tebligat için “KEP mi lazım?” diye düşünüyorsanız KEP ile kurumsal e-posta farkını ayrı bir yazıda anlattık.

AkıllıPosta’da e-postalarınız Türkiye’deki sunucularda tutulur ve arşivleme ihtiyacınız için değiştirilemez kayıt seçenekleri sunulur. Kapsamı Güvenlik ve KVKK sayfamızda görebilirsiniz.