Meslek odaları
Odanızın üye yazışmasını taşıyan, sonra koruyan e-posta
Eczacı, SMMM, tabip, mühendis odaları ve ihracatçı birlikleri günlük yazışmasını hâlâ bir genel merkez alan adından yönetiyor. AkıllıPosta kutuları eski sağlayıcıdan taşır, alan adınızda tutar, üye yazışmasını Türkiye’de işler.
Bir eczacı odasının sekreteri bize geldiğinde kutu Yandex’teydi: 37 bin ileti, 4.455 kişi, bir de takvim. Taşımanın tek şartı vardı — üye hiçbir şey fark etmesin. IMAP ile kopyaladık, MX’i çevirdik, eski adresler aynı kaldı.
Gelen kutusunda üye yazışması
Sahte aidat postası masaya inmeden durur
Gelen posta süzülür, kalan yazışma değişmez biçimde saklanır.
Odanın adını taşıyan oltalama postası kapıda kalır
Oda ve birlik kutularına gelen oltalama denemeleri genelde tanıdık bir kılıkta gelir: sahte aidat bildirimi, sahte genel kurul çağrısı. Gelen her posta gönderen itibarına ve içerik davranışına bakan bir puanlamadan geçer; 8 puanı geçen posta karantinaya düşer ve sekreterin ekranına hiç inmez. Sınırda kalan posta silinmez, Önemsiz klasörüne işaretli olarak düşer. Karantinayı panelden siz de gözden geçirir, yanlış durdurulmuş bir üye yazısını oradan serbest bırakırsınız.
Genel kurul yazışması sonradan değişmez
Arşiv özelliği açık planlarda bir yazışma arşive düştüğü anda mühürlenir; SHA-256 ile bir öncekine bağlanır, Ed25519 ile imzalanır. İçeriği de tarihi de sonradan sessizce düzeltilemez. Bir denetim ya da üye itirazında “bu yazı gerçekten o gün mü gitti” sorusunun cevabı arşiv kaydının yanındaki kanıttan okunur.
Taşıma ve kapsam
Kutuyu taşırız, listeye bülten atmayız
Taşıma panelden başlar: eski sağlayıcının IMAP bilgilerini girersiniz, göç sihirbazı kutu kutu kopyalamayı yürütür. Kopyalama sürerken eski kutunuz açık kalır, MX kaydını çevirdiğinizde de eski sunucu bir süre teslim almaya devam eder — geçiş bir anda değil, örtüşerek olur.
Bir şeyi de açık söylemek gerekiyor: üyelerinize toplu e-posta ya da bülten gönderen ayrı bir ürünümüz yok. Odanız aidat hatırlatmasını ya da genel kurul çağrısını kendi listesine gönderiyorsa bunu mevcut kutunuzdan yapar, gönderim limiti planınıza bağlıdır. Vaat etmediğimiz şeyi panele koymuyoruz.
Sekreterlerin ilk sorduğu şeyler
Sık sorulanlar
- Taşıma sırasında üye yazışması kesintiye uğrar mı?
- Uğramaz. Eski kutunuz açık kalırken kopyalama arka planda sürer; MX kaydı çevrildikten sonra da eski sunucunuz bir süre daha posta teslim almaya devam eder, o aralıkta gelen üye yazısı boşlukta kalmaz. Bir eczacı odasının kutusunu bu yöntemle Yandex’ten taşıdık — 37 bin ileti ve takvim, sekreterin bir sabah farkına bile varmadığı bir geçişle.
- Eski adrese gelen e-postalar çalışmaya devam eder mi?
- Evet, alan adınız aynı kalır; değişen yalnız postanın hangi sunucuda durduğudur. Üyeler ve resmi kurumlar aynı adrese yazmaya devam eder, siz aynı adresten yanıtlarsınız.
- Üye listesi ve kişiler de taşınır mı?
- Kişiler ve takvim IMAP göçüyle birlikte gelir. Yandex’ten taşıdığımız odada 4.455 kişi kutuya bu yolla geçti; sekreterin ayrıca tek tek girmesi gerekmedi.
- Kutuları ve üyelik değişikliklerini kim yönetir?
- Yönetim kurulu sekreteri ya da atadığınız kişi panelden yönetir: yeni üye için kutu açma, görevden ayrılan için kapatma ya da devretme aynı ekrandan yapılır. Kurumsal planda ilk taşımayı ekibimiz yürütür, günlük işletmeyi siz devralırsınız.
- KVKK aydınlatması ve veri işleme sözleşmesi var mı?
- Var, imzadan önce okunacak hâlde yayında. Odanız veri sorumlusu sıfatıyla kalır, biz veri işleyen sıfatıyla hareket ederiz; üye yazışmasının hangi sıfatla işlendiği ve nerede durduğu yazılı olarak belli olur.
- Fiyat nasıl hesaplanıyor?
- Kutu sayısına ve seçtiğiniz plana göre değişir; güncel tarifeyi fiyatlandırma sayfasında görürsünüz. Rakamı burada tekrar etmiyoruz çünkü sayı orada güncel kalır, burada bayatlar.
Mobil erişim
Yönetim kurulu toplantısında da aynı kutu
Aynı hesap panelde, web postada ve telefonda açılır; kurallar üçünde de aynı kalır.
Telefonun kendi posta uygulamasını ActiveSync köprüsüyle bağlarsınız, kurulum değerleri panelin Posta Ayarları başlığında ve /mobil rehberinde hazır durur. Yönetim kurulu üyesi toplantı arasında gelen üye başvurusunu telefondan görür.
Telefon kaybolabilir. Bir kutuda olağandışı oturum davranışı görülürse alan adı yöneticisine hesap ele geçirme uyarısı düşer; uyarı İş planından itibaren gelir. Parolayı panelden değiştirdiğinizde kayıp cihazdaki uygulama kutuya artık bağlanamaz.
Veri Türkiye’de işlenir, Türkiye’de kalır
Üye başvurusu, aidat yazışması, denetim yazısı — odanızın kutusuna düşen her şey Türkiye’deki sunucularda işlenir ve saklanır, yedeği de burada durur. Bağlantı TLS 1.2 ve üzeri ile şifrelenir. Taahhüdün yazılı hâli aydınlatma metninde ve veri işleme sözleşmesinde, imzadan önce okunacak yerde duruyor.
KVKK sıfatları net: oda veri sorumlusu, biz veri işleyeniz. Hangi işlemi nerede yaptığımızı yazılı veririz.
KVKK belgeleri
İmzadan önce okunabilir
Odanın hukuk danışmanı genelde iki şeyi sorar: neyi hangi sıfatla işliyoruz ve veriye kim erişebiliyor. Birincisinin cevabı veri işleme sözleşmesinde, ikincisininki şifrelemenin nerede devrede olduğunu ve saklama sürelerinin nasıl işlediğini anlatan Güvenlik ve KVKK sayfasında. İkisi de imzadan önce okunacak hâlde yayında.
Odanızın kutusunu taşımaya hazırız
Ödeme sonrası kutularınız açılır; postanın akmaya başlaması, MX kaydını çevirdikten sonra alan adınızın yayılma süresine bağlıdır.
İlgili rehberler
KVKK ve e-posta üzerine rehberler
Veri lokasyonu, KVKK yükümlülükleri ve hesap güvenliği üzerine yazdıklarımız.