Finans ve muhasebe
Bir muhasebe ofisinin kutusunda duran neredeyse her şey ya kişisel ya finansal veridir; beyanname eki de orada bekler, bordro da, dekont da. AkıllıPosta bu yazışmayı Türkiye’deki sunucularda işler ve saklar, mükellefe giden mektup da ofisin kendi adresinden çıkar. Gönderilen her postanın teslim kaydı panelde durur.
Ödeme talimatı dolandırıcılığı sıradan bir salı sabahına benzer. Kutuda bir fatura bekler, altındaki hesap numarası geçen ayınkinden farklıdır.
Gönderen adı üç yıldır çalıştığınız tedarikçinin adıdır. Konu satırındaki fatura numarası bile gerçektir; çoğu zaman daha önce sızmış bir yazışmadan kopyalanmıştır. Metin sizin bildiğiniz üslupla yazılmıştır, imza bloğu yerinde durur. Bu aşamada gözle ayırt edilebilecek hiçbir şey yoktur.
Adresteki tek bir harf değişmiştir: “rn” çifti “m” gibi okunur, ya da .com yerine .co gelir. Ekteki fatura aynı fatura, altındaki IBAN yenidir; gerekçe hazırdır — “bankamızı değiştirdik”.
Bir alan adının ne zaman kurulduğu ve bugüne kadar nasıl bir trafik ürettiği puanlanır; tanıdık bir adresi harf harf taklit etmesi puanı ayrıca aşağı çeker. Dün açılmış, tek harfi kaydırılmış bir alan adı bu eşiği geçemez: ileti gelen kutusuna hiç düşmez, gerekçesiyle birlikte karantinada bekler.
Karantinaya düşen iletiyi hangi gerekçeyle tutulduğuyla birlikte görürsünüz; mükellefinizden geldiğine emin olduğunuz iletiyi oradan serbest bırakırsınız. Asıl ağır senaryo filtrenin arkasında başlar: bir personelinizin hesabına alışılmadık bir yerden ya da alışılmadık bir saatte girildiğinde panelin ATO ekranında olağandışı oturum uyarısı belirir — İş planından itibaren. Muhasebede bedeli ağırdır; ele geçirilmiş tek bir kutu, onlarca mükellefin cari hesap yazışmasına açılan kapıdır. Mükellefiniz arayıp haber vermeden önce orada görürsünüz.
Aşağıdakilerin her birinin ya panelde bir ekranı ya sözleşmede bir maddesi var.
Bordro tablosu da mükellefin kimlik fotokopisi de aynı sınırın içinde kalır: kutu da yedeği de Türkiye’de duran sunucularda tutulur, yurt dışındaki bir veri merkezine kopya çıkmaz. Bu yükümlülük hizmet sözleşmenizin içinde imzalı durur, yani sözü teklif aşamasında yazılı alırsınız.
Mükellefinizin verisinde veri sorumlusu sizsiniz; biz veri işleyen olarak yalnız sizin talimatınızla hareket ederiz. Bu ayrım sözleşmede tanımlı, sözleşme de teklif aşamasında okunacak hâlde yayında. Hangi hizmetin hangi işi gördüğünü aynı yerden görürsünüz; denetim sorusu geldiğinde bizden isteyeceğiniz bir belge kalmaz.
Panelde öncelikli gelen kutusu devrede: gerçek bir insandan gelip cevap bekleyen posta üstte toplanır, otomatik bildirim yığını altta kalır. “Eksik belgeyi dün gönderdim” diyen mükellefin mesajı listenin dibine gömülmez; sezon boyunca günde yüzlerce posta alan bir ofiste tek bir talebin gözden kaçması pahalıya patlar.
Panelde giden her postanın teslim kaydı görünür; kayıt gönderim saatiyle birlikte durur ve karşı sunucunun verdiği yanıt da yanında yazar. Ay sonunda “mutabakat mektubu gitti mi” sorusunun cevabı bu ekrandan okunur.
Arşiv özelliği açık planlarda her kayıt düştüğü anda mühürlenir: bir dekont yazışmasının o günden beri değişmediğini karşı tarafa teknik olarak gösterirsiniz. Sonradan sessizce düzeltilmiş bir yazışma bu kontrolden geçemez. Aramayı tarihten ya da karşı taraftan yürütürsünüz; bulduğunuz kaydın yanında bu kanıt da durur. Mührün nasıl üretildiği Özellikler sayfasındaki teknik notta yazılı. Posta hiç paylaşımlı sunucuya girmesin diyorsanız dedike mail sunucusu ayrı bir seçenek.
Bir mükellef “verimi kime emanet ediyorsunuz” diye sorduğunda cevabı bizden istemek zorunda kalmayın: veri işleme sözleşmesi imzadan önce okunacak hâlde yayında, altyapının arkasındaki alt-işleyen listesi de öyle. İkisini kendi KVKK envanterinize doğrudan işleyebilirsiniz; envanterin ve aydınlatma metninin kendisi yine sizin sorumluluğunuzda kalır.
Çoğu zaman durdurur; hiçbir filtre için yüzde yüz güvence veremeyiz. Yeni kurulmuş ve tanıdık bir adresi taklit eden alan adları puanlamada geride başladığı için bu tür gönderim saldırgan açısından pahalıdır. Ödeme tarafındaki en sağlam kural yine ofisin kendi kuralıdır: IBAN değişikliğini, cari kartınızda kayıtlı telefondan arayarak sesli teyit edin. Bu alışkanlık filtreden bağımsız çalışır; asıl faydası da filtrenin kaçırdığı o tek denemede ortaya çıkar.
Arşive düşen yazışma sonradan değiştirilemez, dolayısıyla “o mutabakat mektubu bu tarihte bu haliyle gitti” cümlesini kayda dayandırırsınız. Kaydı ve yanındaki bütünlük kanıtını panelden dışa alırsınız. Bu kanıtın somut uyuşmazlıktaki hukuki ağırlığını avukatınız değerlendirir, delil takdirini mahkeme kendi yapar. Bizim verdiğimiz söz teknik tarafla sınırlıdır: kaydın arşive düştüğü andan sonra değişmediğini gösterebilirsiniz.
Geçmez. KEP ve e-Fatura/e-Arşiv kendi mevzuatı olan ayrı sistemlerdir. Kurumsal e-posta bu sistemlerin dışında kalan günlük trafiği taşır: evrak isteme, eksik belge hatırlatması, teklif, mutabakat yazışması, müşteriyle gidip gelen sorular. İkisinin sınırını blogda ayrıntısıyla anlattık.
Kesilmez. Takvimi siz kurarsınız; tek dikkat edilecek şey, geçişi beyanname teslim haftasının üstüne bindirmemek. Kopyalama sürerken eski sisteminiz posta almaya devam eder, MX kaydını çevirme anı da sizde kalır — girilecek değerleri ve o gün nelere bakılacağını biz hazırlarız. İş planındaki ofisler geçişi panelden kendileri başlatır.
Süreyi mevzuat ve ofisinizin kendi saklama planı belirler; bu soruyu sizin adınıza yorumlayamayız, ofisin hukuk tarafını bilen kişiye sorulması gerekir. Teknik taraf şu: arşivde saklama süresini on yıla kadar seçersiniz ve süresi dolmamış bir kaydın silinmediğini panelden görürsünüz. Devam eden bir uyuşmazlık varsa ilgili kayıtları yasal tutmaya alıp süre dolsa bile elinizde tutabilirsiniz.
İlgili rehberler
Sahte ödeme talimatının izleri, KEP sınırı ve arşivin dayandığı yükümlülük.