Kişisel Verilerin Korunması

Veri sorumlusu

Oben Teknoloji Limited Şirketi (“AkıllıPosta”), bu metin kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder. Şirket bilgileri: Adalet Mah. Manas Blv. No: 39 İç Kapı No: 3408 Bayraklı/İzmir; Karşıyaka V.D. — VKN 6321394265; MERSİS 0632139426500001; İzmir Ticaret Sicili No: 245905.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, hizmetlerimizi kullanırken işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek için hazırlandı.

İşlenen veriler ve amaçları

Hesap oluşturma ve kimlik doğrulama için ad, e-posta ve iletişim bilgileri; hizmetin sunulması için posta içerikleri ve teknik kayıtlar (oturum, IP, cihaz) işlenir.

Verilerinizi site ve panel formlarından, ödeme ve fatura akışından, sunucu ve posta kayıtlarından otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplarız.

Veriler; sözleşmenin kurulması ve ifası, güvenliğin sağlanması (antispam, antivirüs, ATO tespiti), yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve talep ettiğiniz desteğin sunulması amaçlarıyla işlenir.

Spam ve oltalama filtrelerimiz kendi sunucularımızda iki katmanda öğrenir. Genel katman, gönderen, konu ve tarama sonucu gibi özellikleri ve spam olarak işaretlenen iletilerin tamamından çıkarılan istatistiksel belirteçleri kullanır; bu belirteçler bir müşteriye bağlanmaz. Müşteriye özel katman hizmetin parçasıdır (KVKK m.5/2-c): yalnız sizin kendi işaretlerinizden (spam bildir, karantinadan serbest bırakma) ve yalnız sizin alan adınız için öğrenir; işaretiniz genel katmana yazılmaz, başka bir müşterinin filtresini değiştirmez. Bu katmandaki belirteçler 90 gün içinde kendiliğinden düşer; sözleşmeniz bitince ya da alan adınız silinince bu katmana yeni öğrenme yazılmaz. Öğrenme kapalı devrede yapılır; yurt dışına aktarım yoktur. Bu analizde kullanılan yapay zekâ modelleri de kendi sunucularımızda çalışır; posta içerikleriniz üçüncü taraf yapay zekâ hizmetlerine gönderilmez ve onların model eğitiminde kullanılmaz. Posta, karşı sunucu destekliyorsa iletim sırasında TLS ile şifrelenir.

Kayıt formunda ayrı bir kutuyla izin verdiyseniz e-posta adresiniz kampanya ve ürün duyuruları göndermek için de kullanılır (6563 sayılı Kanun kapsamında ticari elektronik ileti izni). Bu izin isteğe bağlıdır; kutuyu işaretlemezseniz size pazarlama e-postası gönderilmez. Verdiğiniz izni istediğiniz an geri çekebilirsiniz: panelde hesap ayarlarından ya da merhaba@akilliposta.com adresine yazarak.

Siteye hangi kaynaktan geldiğinizi de kaydederiz: sizi yönlendiren sitenin alan adı, açtığınız ilk sayfa, ilk ziyaret zamanı ve bağlantıda varsa kampanya etiketi ile tıklamanın geldiği reklam ağı. Kayıt olduğunuzda bu bilgiyi hesabınıza bir kez yazarız; hangi tanıtım kanalının müşteri getirdiğini ölçmek için kullanırız. Yönlendiren sayfanın tam adresini ve arama sorgunuzu kaydetmeyiz. Hukuki sebep, tanıtım çalışmalarımızı ölçmeye ilişkin meşru menfaatimizdir.

Antispam Gateway kullanıyorsanız (MX yönlendirme)

Posta kutularınızı kendi sunucunuzda tutup yalnız alan adınızın MX kaydını bize yönlendirdiğiniz hizmette, gelen postanız kutunuza ulaşmadan önce gateway sunucularımızdan geçer. Geçiş sırasında mesaj içeriği istenmeyen posta ve zararlı yazılım yönünden analiz edilir; temiz mesaj sizin sunucunuza iletilir. Kutunuz, posta deponuz ve arşiviniz bizde tutulmaz.

Bu akışta işlenen veriler: teslim kaydı (zaman, gönderen, alıcı, teslim sonucu, mesaj boyutu, hangi gateway’den geçtiği — konu satırı tutulmaz), spam skoru ve tetiklenen kural adları, analiz süresince geçici olarak mesaj içeriği ve karantinaya alınan mesajlar. Karantinadaki mesajlar, kurumunuzun yetkilendirdiği kullanıcılara panelde gösterilir.

Kurumunuzun bir hesabından spam gönderildiğini tespit edersek olay bilgisini ve gönderimi yapan hesabın e-posta adresini işler, hesap yöneticinize bildiririz. Amaç, ele geçirilmiş hesabı erken durdurmak ve alan adınızın gönderim itibarını korumaktır; hukuki sebep sözleşmenin ifası ile hizmet güvenliğine ilişkin meşru menfaattir.

Bu hizmette kurumunuz veri sorumlusu, Oben Teknoloji (AkıllıPosta) veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Tarafların yükümlülükleri, saklama süreleri ve iade/imha kuralları Veri İşleme Sözleşmesi sayfamızın 15–17. bölümlerinde yer alır.

Posta kutularında otomatik kontroller

Bazı işlemleri sistem kendiliğinden yapar; bunlarda kimse postanızı okumaz. Bu işlemlerde kutuları kullanan kurum veri sorumlusu, biz veri işleyeniz.

Giriş kaydı (paketinde hesap ele geçirme uyarısı olan kurumlarda): IMAP ve SMTP girişlerinin IP adresi, zamanı, IP’den çıkan ülke ve yaklaşık konumu (aynı IP için saatte bir) kaydedilir; başarısız giriş denemelerinin sayısı da tutulur. Amaç, ele geçirilmiş bir hesabı erken fark etmektir. Otomatik engelleme yoktur, uyarıya kurumun yöneticisi bakar. IP adresi 30 gün sonra silinir; ülke, konum ve zaman 12 ay kalır. Konum sunucumuzdaki yerel bir dosyadan bulunur, IP adresiniz bunun için dışarı gönderilmez.

Giden posta sayımı (aynı paketlerde): her adresin saatte kaç alıcıya kaç posta gönderdiği sayılır. İçerik okunmaz. Sayım teslim kaydından yapılır; bu iş için alıcı adresi ayrıca kaydedilmez. Eşik aşılırsa kutu adı ve sayılar uyarıya yazılır; uyarı 12 ay tutulur. Bir kutunun yönlendirme ayarı değişince hedeflerin yalnız alan adına bakılır (kuruluş dışı mı: evet ya da hayır); bu kontrol hedef adresi saklamaz. Panelden kurulan yönlendirmenin hedef adresi ise panel denetim kaydına yazılır ve 2 yıl tutulur.

Kimlik taklidi kontrolü: gelen postada yönetici, başkan ya da tedarikçi adına yazılmış sahte ödeme talimatını yakalamak için, kurumunuzdan giden postalarda kurum dışındaki alıcının alan adı (ücretsiz posta servisleri hariç), alıcı adresinin özeti ve gönderenin görünen adının özeti antispam sistemimizde 180 gün tutulur. Kurumdaki kutuların görünen adlarının özeti de antispam sistemimize saatte bir aktarılır; adın kendisi aktarılmaz. Böylece yönetici adına yazılmış sahte ödeme talimatı, o kişi kurum dışına hiç posta yazmamış olsa da tanınır. Liste her aktarımda baştan yazılır; kapatılan kutunun adı bir sonraki aktarımda düşer. Özet takma addır, anonim veri değildir. 50’den çok alıcılı toplu gönderimler ve otomatik yanıtlar bu kayda girmez; posta içeriği de girmez. Gelen postanın konusu ve metni tarama sırasında ödeme ya da IBAN ifadesi için okunur. Bu kontrolün yanlış alarm verip vermediğini ölçebilmek için, kurumunuza gelen ve kurumunuzdan giden postada gönderenin görünen adı (ör. “Ayşe Demir”) geçit kaydında 30 gün tutulur; süre dolunca kayıt kendiliğinden silinir. Yeni kurulmuş alan adını tanımak için gönderen alan adının antispam sistemimizde ilk ve son görüldüğü zaman tutulur; o alan adından 365 gün posta gelmezse kayıt silinir. Bu kayıt kişiye değil alan adına aittir. Alan adının ne zaman kaydedildiğini öğrenmek için, .tr dışındaki uzantılarda ve yalnız taklit şüphesi olan postada, gönderenin alan adı rdap.org’a ve oradan yönlendirilen, uzantıyı (ör. .com) yöneten kuruluşun kayıt sunucusuna sorulur; başka bir bilgi gönderilmez. Yanıt 7 gün saklanır. Alan adının yeni olması tek başına postayı karantinaya almaz. Bundan ayrı olarak, gelen bir postanın kurumunuzdan giden bir postaya yanıt olup olmadığını anlamak için giden her postanın Message-ID özeti ve gönderenin özeti 30 gün tutulur.

Öncelikli kutu İş ve üstü planlarda açık gelir; kurum panelden kapatabilir, kapalıyken bu işleme yapılmaz. Açıkken gelen posta otomatik puanlanır. Puan için teslim kaydından, son 180 günde o adrese yazıp yazmadığınız ve gelen postanın sizin postanıza yanıt olup olmadığı okunur. Gelen postanın konusu ve metni de puanlama sırasında aciliyet ve hitap ifadeleri için okunur, saklanmaz. Puanlanan her posta için 6 sayısal sinyal ve taşınıp taşınmadığı 30 gün tutulur; içerik saklanmaz. Bir postayı Öncelikli klasörü ile gelen kutusu arasında taşırsanız bu yalnız sizin kutunuzun puanlamasını ayarlar. Taşımalardan öğrenilen kutu ayarı hizmet süresince tutulur. Kutu başına gönderen hafızası (gönderen adresinin özeti ve o gönderenin postasının kaç kez önemli, kaç kez önemsiz sayıldığı) tutulur; bir gönderenin kaydı son güncellemesinden 180 gün sonra silinir. Öncelikli kutu kapatılınca kutu ayarı, gönderen hafızası ve puan kayıtları silinir.

Öncelikli ileti özeti: kurum panelden açarsa (varsayılan kapalı), Öncelikli klasörüne taşınan uzun postanın metni sunucumuzda çalışan yerel bir yapay zekâ modeline verilir ve 1-2 cümlelik özet çıkarılır. Metin sunucudan dışarı gönderilmez, saklanmaz ve model eğitiminde kullanılmaz. Özet, gönderen ve konuyla birlikte 7 gün tutulur; yalnız kutunun sahibi kendi Posta sayfasında görür, kurum yöneticisi başkasının özetini göremez. Anahtar kapatılınca özetler silinir.

Kimlik doğrulama: neden T.C. kimlik no, doğum tarihi ve vergi bilgileri istiyoruz

Hesabı açan kişinin/kuruluşun gerçek kimliğini doğrulamak, sahte hesap ile hizmet suistimalini (spam gönderimi, dolandırıcılık, kimlik taklidi) önlemek ve mevzuata uygun fatura düzenleyebilmek için hesap türüne göre aşağıdaki kimlik verilerini isteriz. Bu veriler yalnızca belirtilen amaçlarla ve veri minimizasyonu ilkesine uygun işlenir:

• Bireysel hesap — T.C. Kimlik Numarası ve doğum tarihi: kimliğiniz, T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ) kimlik doğrulama servisi üzerinden doğrulanır; bu doğrulama sorgusunda doğum yılınız kullanılır. Servis o an yanıt vermezse kayıt doğrulamasız tamamlanır. Giriş yaptıktan sonra fatura bilgilerinizi girdiğinizde ya da güncellediğinizde NVİ sorgusu yapılmaz; T.C. Kimlik Numarasının yalnız biçimi ve sağlama hanesi kontrol edilir. T.C. Kimlik Numaranız ayrıca, bireysel adınıza yasal e‑Arşiv fatura düzenlenebilmesi için vergi kimliği olarak saklanır (Vergi Usul Kanunu).

• Kurumsal hesap — Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve vergi dairesi: şirketiniz adına e‑Fatura/e‑Arşiv düzenleyebilmek için (Vergi Usul Kanunu ve e‑belge mevzuatı) zorunludur.

• Fatura adresi: yasal fatura/muhasebe kaydı ve e‑belge düzenlenmesi için işlenir.

• Telefon numarası: kritik hizmet bildirimleri, talep ettiğiniz destek ve hesabınızla ilgili sizinle iletişim kurmak için işlenir. İki adımlı doğrulama telefon numaranızı kullanmaz; doğrulama uygulaması (TOTP) ve yedek kodlarla çalışır.

NVİ sorgusu yalnız bireysel hesap açılırken, hesap oluşturulmadan önce bir kez yapılır. Kurumsal hesapta vergi kimlik numarasının biçimi ve sağlama hanesi kontrol edilir; vergi dairesine sorgu yapılmaz. Kart bilgileriniz (kart numarası/CVV) hiçbir aşamada tarafımızca alınmaz veya saklanmaz.

Havale/EFT ile öderseniz: dekont belgesi

Ödemenizi havale veya EFT ile yaptığınızı bildirirken banka dekontunuzun görüntüsünü (JPEG, PNG veya PDF) yüklersiniz. Bu görüntü, üzerindeki bilgilerle birlikte (ad/unvan, hesap ve işlem bilgileri, tutar, tarih) ödemenin gerçekten hesabımıza ulaştığını doğrulamak için işlenir. Dekont olmadan hizmet açılmaz; ödemeyi kartla yaparsanız dekont hiç istenmez.

Dekonta yalnızca ödemeyi doğrulayan platform operatörlerimiz erişir. Erişim, kısa ömürlü (5 dakika) bağlantılarla olur ve her görüntüleme denetim kaydına yazılır; bağlantı e-posta ile paylaşılmaz. Dosya Türkiye’deki nesne depomuzda, karar süresince değiştirilemez biçimde saklanır ve yüklenirken zararlı yazılıma karşı taranır.

Saklama: Onaylanan bir bildirimin dekontu ödeme belgesidir ve muhasebe kayıtlarıyla aynı süre (10 yıl) saklanır. Reddedilen bildirimin dekontu ödeme belgesi sayılmaz; karardan 30 gün sonra silinir (bildirimin kendisi, kararın ve gerekçesinin denetim izi olarak kalır).

İşlemenin hukuki sebepleri

Her işleme amacı kendi hukuki sebebine dayanır (KVKK m.5):

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c): hesabınızı açmak, hizmeti sunmak, ödemeyi almak ve faturanızı düzenlemek. Müşteriye özel spam öğrenmesi de bu kapsamdadır.

• Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): vergi ve ticaret mevzuatı gereği fatura ve muhasebe kayıtlarını tutmak. T.C. kimlik no ya da VKN, vergi dairesi ve fatura adresi bu sebeple işlenir (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, e‑belge mevzuatı).

• Meşru menfaat (m.5/2-f): hizmet güvenliği, yani antispam, antivirüs, hesap ele geçirme (ATO) tespiti ve sahte hesapla yapılan suistimalin önlenmesi; ayrıca siteye hangi kaynaktan geldiğinizin kaydı.

• Açık rıza (m.5/1): ticari elektronik ileti gönderimi ve satış asistanında mesajınızın yurt dışına aktarılması (m.9/6-a).

Kimlik doğrulaması, sahte hesapla yapılan suistimali önlemeye ilişkin meşru menfaatimize (m.5/2-f) dayanır; T.C. kimlik no’nun fatura için saklanması hukuki yükümlülüktür (m.5/2-ç). Doğum yılının NVİ sorgusunda kullanılması, kimlik doğrulama amacının zorunlu ve ölçülü bir gereğidir.

Alıcı grupları ve alt-işleyenler

Verilerinizi yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde şu taraflara aktarırız:

• Barındırma altyapısı — Türkiye’deki veri merkezi (posta içerikleri ve yedekler burada tutulur).

• Ödeme hizmeti sağlayıcısı — PayTR (Türkiye): ödeme sayfasını açmak için ad, e-posta, telefon, fatura adresi, IP adresi, sepet içeriği ve ödeme referansı. Kart bilgileriniz (kart numarası/CVV) bizde saklanmaz; yalnızca PayTR’nin PCI-DSS uyumlu altyapısında işlenir, sunucularımıza hiç ulaşmaz.

• E-fatura/e-arşiv entegratörü — Paraşüt (Türkiye): fatura düzenlemek için ad/unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres ve e-posta.

• Site ziyaret istatistikleri — Google LLC (ABD), Google Analytics 4: web sitemizi ziyaret ettiğinizde sayfa ve cihaz bilgisi ile bağlantı sırasında IP adresiniz. Çerezli ölçüm yalnız çerez şeridinde onay verirseniz yapılır; ayrıntısı aşağıdaki yurt dışı aktarım bölümündedir. Panel ve posta verileriniz Google’a gönderilmez.

• Yetkili DNS barındırma — ClouDNS (Bulgaristan): yalnız bizde barındırılan alan adlarınızın DNS kayıtları (ör. MX, SPF, DKIM). Posta içeriği ve hesap bilgileriniz bu sağlayıcıya gitmez.

• Satış asistanı yapay zekâ sağlayıcısı — Hangzhou DeepSeek (Çin): yalnız giriş yapmadan kullanılan satış asistanında, onay kutusunu işaretlerseniz yazdığınız mesaj.

• Mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

Ticari unvanlar ve güncel liste Alt-İşleyenler sayfamızda yayımlanır.

Yurt dışına veri aktarımı

Posta kutularınız, postalarınız, arşiviniz ve hesap ile fatura verileriniz Türkiye’de tutulur ve yurt dışına aktarılmaz. Kişisel veri yurt dışına şu hâllerde gidebilir: site analitiği, satış asistanı ve alan adlarınızın DNS kayıtları (ClouDNS, Bulgaristan). Site analitiği ve satış asistanı aşağıda anlatılıyor; hizmetin çalışması için yapılan teknik sorgular ayrı bir maddede.

Bizde barındırılan alan adlarınızın DNS kayıtları ClouDNS’in ad sunucularında tutulur ve DNS sorguları orada yanıtlanır; posta içeriği ve hesap bilgileriniz bu sağlayıcıya gitmez. Posta sunucusu yazılımını SmarterTools Inc.’ten (ABD) lisansla kullanırız: bu şirkete sunucularımıza uzaktan erişim verilmez, destek taleplerinde de kişisel veri içeren kayıt paylaşılmaz. Bu yüzden SmarterTools’a veri aktarılmaz.

Site analitiği (Google Analytics 4, Google LLC, ABD): analitik etiketi yalnız çerez şeridinde “Kabul et” derseniz yüklenir. Onay vermezseniz ya da reddederseniz Google’a hiçbir istek gönderilmez. Onay verirseniz ziyaret edilen sayfa, tarayıcı ve cihaz bilgisi çerezle ölçülür; bu bağlantıda IP adresiniz Google’a ulaşır, GA4 IP adresini saklamaz. Dayanağı açık rızanızdır. Onayınızı sitenin altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından istediğiniz an geri alabilirsiniz. Ayrıntısı Çerez Politikası sayfamızdadır.

Sitemizdeki herkese açık satış asistanına (giriş yapmadan kullanılan sohbet balonu) yazdıklarınız, yalnız sohbet penceresindeki onay kutusunu işaretlerseniz yurt dışına aktarılır. Kutu işaretli değilse mesajınız yurt dışına gönderilmez; yanıtlar hazır bilgilerimizden gelir.

Kutu işaretliyken yazıp gönderdiğiniz mesajı, yanıt üretilmesi için sunucumuz yurt dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına (Hangzhou DeepSeek, Çin Halk Cumhuriyeti) iletir. Gönderilen yalnız o mesajdır; size ait başka bir veri eklemeyiz.

Bu aktarımın dayanağı, olası riskler size bildirilerek verdiğiniz açık rızadır (KVKK m.9/6-a). Risk şudur: Çin için bir yeterlilik kararı ve bu aktarım için standart sözleşme ya da taahhütname bulunmadığından, verileriniz orada Türkiye’deki koruma güvencelerine tabi olmayabilir.

Onayınızı her an geri alabilirsiniz: kutunun işaretini kaldırın, sonraki mesajlarınız yurt dışına gönderilmez. Onay verdiğinizde, rızanın ispatı için rastgele bir tarayıcı kimliği, IP adresiniz ve onay zamanı kaydedilir.

Aktarım öncesi, girdiğiniz metindeki tespit edilebilen kişisel veriler (T.C. kimlik no, e-posta, telefon, IBAN, kart no ile ad-soyad ve adres ipuçları) otomatik olarak maskelenir. Maskeleme garanti edilemezse mesaj yapay zekâya hiç gönderilmez. Yine de asistana kişisel/gizli veri girmemenizi öneririz; asistan bu bilgileri talep etmez.

Oturum açtıktan sonra panel içinde kullandığınız yardım asistanı bu aktarıma dahil değildir (giriş yapmış kullanıcının mesajı yurt dışı yapay zekâya gönderilmez); panel ve posta verileriniz yurt dışına aktarılmaz.

Hizmetin çalışması için bazı teknik sorgular da Türkiye dışında olabilecek sunuculara gider. Bunlarda posta içeriği ve adınız gönderilmez; e-posta adresiniz açık hâliyle gönderilmez:

• Alan adı denetimi: panelde alan adınızın DNS durumunu gösterebilmek için kayıtları (ör. MX, SPF, DKIM) Cloudflare (1.1.1.1) ve Google (8.8.8.8) genel DNS sunucularına sorulur. Sorguda yalnız alan adı geçer.

• Alan adının kayıt tarihi: yukarıda anlattığımız gibi, taklit şüphesi olan postada gönderenin alan adı rdap.org’a ve uzantının kayıt sunucusuna sorulur.

• Spam karşılaştırması: gelen postadaki eklerin ve metnin geri çevrilemeyen özetleri, bilinen spam örnekleriyle karşılaştırılmak için Rspamd projesinin özet sunucularına (fuzzy1.rspamd.com, fuzzy2.rspamd.com) sorulur. Özetten içerik geri elde edilemez; bu sunuculara özet dışında bir şey gönderilmez.

• Kara liste sorguları: postayı gönderen sunucunun IP adresi, gönderenin alan adı ve postadaki bağlantıların alan adları, kara listede olup olmadıklarına bakmak için kara liste servislerine (ör. SpamCop, Barracuda) DNS sorgusuyla sorulabilir. Bu servislerden biri postada geçen bir e-posta adresini denetliyorsa adresin kendisi değil, özeti gider.

Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği ve mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Başlıca süreler:

• Hesap ve hizmet kayıtları: hizmet süresince ve sona ermesinden itibaren 3 yıl; sonra kişisel alanlar anonimleştirilir.

• Sözleşme onay ve rıza kayıtları ile fatura bilgileri: ispat ve muhasebe için hizmet bitiminden itibaren 10 yıl; sonra hesap tamamen silinir.

• Sözleşme onay kaydının içeriği: onay anı, sözleşme ve sürüm, metnin SHA-256 özeti, IP adresi, tarayıcı bilgisi, gösterilen kabul cümlesi, onayın verildiği yer (üyelik, ödeme ya da panel) ve onayı veren kullanıcının o anki e-posta adresi ile rolü. Kayıt değiştirilemez. Kayıt zincirinin özeti her gün harici bir zaman damgası hizmetiyle (RFC 3161) damgalanır; bu hizmete yalnız özet gider. Süre yukarıdaki 10 yıldır: hesap kayıtları 3 yıl sonra anonimleştirilse de bu kayıttaki e-posta adresi 10 yıl durur.

• Fatura/muhasebe kayıtları: 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu m.82).

• Havale/EFT dekontu: onaylanan bildirimde 10 yıl (ödeme belgesi); reddedilen bildirimde karardan 30 gün sonra silinir.

• E-posta arşivi: kurumunuzun seçtiği pakete göre 1, 5 ya da 10 yıl; süreyi kurumunuz (veri sorumlusu) belirler; arşivdeki postayla ilgili silme talepleri kurumunuza yapılır.

• Web sitesi erişim kayıtları ve teslim kayıtları: 2 yıl; süre sonunda silinir.

• Silme ve imha işlemlerinin kayıtları (ne zaman, neyin silindiği): 3 yıl (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik m.7/3 en az üç yıl ister).

• İletişim formu mesajları: 2 yıl.

• Satış asistanı açık rıza kayıtları (rastgele tarayıcı kimliği, IP, zaman): 2 yıl; süre sonunda otomatik silinir.

• Çerez tercihi kaydı (isteğe bağlı analitik çerezine verdiğiniz karar, çerez metninin sürümü, zaman, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve rastgele tarayıcı kimliği): 2 yıl; süre sonunda silinir.

• Karantinaya alınan mesajlar: 48 saat. Alan adı yöneticiniz bu süre içinde mesajı panelden görüntüler ya da serbest bırakır; serbest bırakılmayan mesaj 48 saat sonra kendiliğinden silinir. Aynı posta hizmetimizi kullanmayan bir alan adına da gönderildiyse ya da alıcı listesi bunu ayırt edemeyeceğimiz kadar uzunsa, karantinadaki bu ortak kopya en çok 30 gün durur.

• Güvenlik/oturum kayıtları: türüne göre 30 gün – 12 ay. Giriş kaydında IP adresi 30 gün, ülke, konum ve zaman 12 ay; giden posta uyarıları 12 ay; kimlik taklidi kontrolünün giden posta özeti 180 gün; gönderen alan adının ilk görülme kaydı son görülmesinden 365 gün sonra silinir; öncelikli kutu puan kaydı 30 gün, gönderen hafızası son güncellemesinden 180 gün sonrasına kadar, taşımalardan öğrenilen kutu ayarı hizmet süresince (öncelikli kutu kapatılınca üçü de silinir); kutuların görünen adlarının özeti kutu açık kaldıkça.

• Öncelikli ileti özeti (kurum açtıysa): 7 gün; özetlenemeyen kayıt 24 saat. Süre sonunda otomatik silinir.

• Ticari ileti izni: geri çekene kadar kullanılır; izin ve ret kayıtları ispat için saklanır (yukarıdaki 10 yıl). İzni panelde hesap ayarlarından ya da merhaba@akilliposta.com adresine yazarak geri çekebilirsiniz.

Çerezler

Hizmetin çalışması için zorunlu oturum (kimlik doğrulama) çerezi kullanılır. Analitik için Google Analytics 4 yalnız çerez şeridinde onay verirseniz yüklenir ve çerez basar; onay vermezseniz Google’a hiçbir istek gitmez (bkz. yurt dışı aktarım bölümü). Reklam ve sosyal medya takip çerezi kullanmıyoruz.

Ayrıntı için Çerez Politikası sayfamıza bakabilirsiniz.

Veri güvenliği tedbirleri (KVKK m.12)

Aktarımda TLS şifreleme; müşteriler arası katı veri yalıtımı (satır-düzeyi güvenlik); iki adımlı doğrulama (2FA) seçeneği; değiştirilemez (append-only) denetim kaydı; e-posta arşivinde WORM (silinemez) saklama; kendi altyapımızda çalışan antispam ve antivirüs taraması uygulanır.

Veri sahibi haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak:

• a)Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b)Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c)Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç)Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d)Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e)Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f)(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g)İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ)Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.