Kişisel Verilerin Korunması

Veri sorumlusu

Oben Teknoloji Limited Şirketi (“AkıllıPosta”), bu metin kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder. Şirket bilgileri: Adalet Mah. Manas Blv. No: 39 İç Kapı No: 3408 Bayraklı/İzmir; Karşıyaka V.D. — VKN 6321394265; MERSİS 0632139426500001; İzmir Ticaret Sicili No: 245905.

İşbu aydınlatma, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, hizmetlerimizi kullanırken işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek için hazırlanmıştır.

İşlenen veriler ve amaçları

Hesap oluşturma ve kimlik doğrulama için ad, e-posta ve iletişim bilgileri; hizmetin sunulması için posta içerikleri ve teknik kayıtlar (oturum, IP, cihaz) işlenir.

Veriler; sözleşmenin kurulması ve ifası, güvenliğin sağlanması (antispam, antivirüs, ATO tespiti), yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve talep ettiğiniz desteğin sunulması amaçlarıyla işlenir.

Kimlik doğrulama: neden T.C. kimlik no, doğum tarihi ve vergi bilgileri istiyoruz

Hesabı açan kişinin/kuruluşun gerçek kimliğini doğrulamak, sahte hesap ile hizmet suistimalini (spam gönderimi, dolandırıcılık, kimlik taklidi) önlemek ve mevzuata uygun fatura düzenleyebilmek için hesap türüne göre aşağıdaki kimlik verilerini isteriz. Bu veriler yalnızca belirtilen amaçlarla ve veri minimizasyonu ilkesine uygun işlenir:

• Bireysel hesap — T.C. Kimlik Numarası ve doğum tarihi: kimliğiniz, T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ) kimlik doğrulama servisi üzerinden doğrulanır; bu doğrulama sorgusunda doğum yılınız kullanılır. T.C. Kimlik Numaranız ayrıca, bireysel adınıza yasal e‑Arşiv fatura düzenlenebilmesi için vergi kimliği olarak saklanır (Vergi Usul Kanunu).

• Kurumsal hesap — Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve vergi dairesi: şirketiniz adına e‑Fatura/e‑Arşiv düzenleyebilmek için (Vergi Usul Kanunu ve e‑belge mevzuatı) zorunludur.

• Fatura adresi: yasal fatura/muhasebe kaydı ve e‑belge düzenlenmesi için işlenir.

• Telefon numarası: hesap güvenliği (kurtarma / iki adımlı doğrulama), kritik hizmet bildirimleri ve talep ettiğiniz destek için işlenir.

Kimlik doğrulaması hesap oluşturulmadan ÖNCE ve tek seferlik yapılır. Kart bilgileriniz (kart numarası/CVV) hiçbir aşamada tarafımızca alınmaz veya saklanmaz.

İşlemenin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, meşru menfaat ve gerekli hâllerde açık rızanız hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Kimlik ve fatura verileriniz (T.C. kimlik no / VKN, vergi dairesi, adres) başlıca HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜK (Vergi Usul Kanunu, e‑belge mevzuatı, 5651 sayılı Kanun) ve sözleşmenin ifası sebeplerine; kimlik doğrulaması ise hem hukuki yükümlülük hem de hizmet güvenliğine ilişkin MEŞRU MENFAAT (sahte hesap/suistimal önleme) sebebine dayanır. Doğum yılının NVİ sorgusunda kullanılması, kimlik doğrulama amacının zorunlu ve ölçülü bir gereğidir.

Alıcı grupları ve alt-işleyenler

Verileriniz yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve sözleşmesel/teknik güvenceler altında şu taraflara aktarılabilir:

• Barındırma altyapısı — Türkiye’deki veri merkezi (posta içerikleri ve yedekler burada tutulur).

• Ödeme hizmeti sağlayıcısı — PayTR (Türkiye): ad, e-posta ve ödeme referansı. Kart bilgileriniz (kart numarası/CVV) TARAFIMIZCA SAKLANMAZ; yalnızca PayTR’nin PCI-DSS uyumlu altyapısında işlenir, sunucularımıza hiç ulaşmaz.

• E-fatura/e-arşiv entegratörü — Paraşüt (Türkiye): fatura düzenlemek için ad/unvan, VKN/TCKN ve adres.

• E-posta sunucu yazılımı lisansörü (ABD): hizmetin çalıştığı sunucu yazılımının sağlayıcısı; yalnız teknik destek kapsamında sınırlı erişim doğabilir. Alıcının ticari unvanı ve güncel liste “Alt-İşleyenler” sayfamızda yayımlanır.

• Mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

Yurt dışına veri aktarımı (satış asistanı)

Sitemizdeki herkese açık satış asistanına (giriş yapmadan kullanılan sohbet balonu) yazdığınız mesajlar, yanıt üretebilmek amacıyla yurt dışında bulunan bir yapay zekâ sağlayıcısı (Hangzhou DeepSeek, Çin Halk Cumhuriyeti) üzerinden işlenebilir. Bu aktarım KVKK m.9 kapsamında AÇIK RIZANIZA dayanır; asistanı bu amaçla kullanmanız aktarıma onay anlamına gelir.

Aktarım öncesi, girdiğiniz metindeki tespit edilebilen kişisel veriler (T.C. kimlik no, e-posta, telefon, IBAN, kart no ile ad-soyad ve adres ipuçları) OTOMATİK MASKELENİR ve maskeleme garanti edilemezse mesaj yapay zekâya HİÇ gönderilmez (fail-closed). Yine de asistana kişisel/gizli veri girmemenizi öneririz; asistan bu bilgileri talep etmez.

Oturum açtıktan sonra panel içinde kullandığınız yardım asistanı bu aktarıma DÂHİL DEĞİLDİR (giriş yapmış kullanıcının mesajı yurt dışı yapay zekâya gönderilmez); panel ve posta verileriniz yurt dışına aktarılmaz.

Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği ve mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Başlıca süreler:

• Hesap ve hizmet kayıtları: hizmet süresince ve sona ermesinden itibaren 3 yıl.

• Fatura/muhasebe kayıtları: 10 yıl (Vergi Usul Kanunu / Türk Ticaret Kanunu).

• E-posta arşivi (talep eden planlar): yasal saklama gereği 10 yıla kadar; bu süre içinde silme talebiniz olsa dahi mevzuat gereği saklanır ve süre dolduğunda otomatik imha edilir.

• Erişim/işlem (internet trafik) kayıtları: 5651 sayılı Kanun gereği asgari 2 yıl.

• Güvenlik/oturum kayıtları: türüne göre 30 gün – 12 ay.

• Pazarlama izinleri: izni geri çekene kadar.

Çerezler

Hizmetin çalışması için yalnızca ZORUNLU çerezler (oturum/kimlik doğrulama) kullanılır. Reklam, izleme veya üçüncü-taraf analitik (Google Analytics, Facebook Pixel vb.) çerezi KULLANMIYORUZ.

Ayrıntı için Çerez Politikası sayfamıza bakabilirsiniz.

Veri güvenliği tedbirleri (KVKK m.12)

Aktarımda TLS şifreleme; müşteriler arası katı veri yalıtımı (satır-düzeyi güvenlik); iki adımlı doğrulama (2FA) seçeneği; değiştirilemez (append-only) denetim kaydı; e-posta arşivinde WORM (silinemez) saklama; kendi altyapımızda çalışan antispam ve antivirüs taraması uygulanır.

Veri sahibi haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• İşlemeye itiraz etme ve verilerin taşınabilir biçimde aktarılmasını talep etme