Personel Ayrıldı: E-posta Hesabına Ne Olur?

Personel ayrıldığında ilk iş şifreyi değiştirmektir, kutuyu silmek değil. Sırayla: parolayı sıfırlayın, gelen postayı hâlâ o işi yürüten birine yönlendirin, gerektiği kadar bekleyin, sonra kutuyu kapatın ya da silin. Bu dört adımın hepsi AkıllıPosta panelinden, destek talebi açmadan yapılır.

1. Adım: Parolayı sıfırlayın

Ayrılışın ilk saatinde yapılacak tek acil şey budur. Panelde Posta Kutuları listesinden ilgili kutuyu açın, kutu yönetim çekmecesinde “Şifre sıfırla” butonuna basın. Eski parola o anda geçersiz olur, telefon ve bilgisayardaki posta programlarının açık bağlantıları kesilir. Tarayıcıda açık kalmış bir webmail oturumu ise kendi süresi dolana kadar sürebilir. Cihaz şirket zimmetindeyse teslim alırken cihazdan çıkış yaptırmak asıl güvenceyi verir.

2. Adım: Postayı birine yönlendirin

Ayrılan kişinin adresine gelen postalar bir yerde birikmeye devam eder — tedarikçi faturası, müşteri sorusu, eski bir yazışmanın devamı. Kutuyu hemen silerseniz bu postalar hiç görülmeden kaybolur. Aynı kutu yönetim çekmecesindeki yönlendirme bölümünden ayrılan kişinin adresine gelen postayı bir ya da birkaç meslektaşın adresine kopyalanacak şekilde ayarlayın; “Kopya bu kutuda kalsın” anahtarı açık kalırsa (varsayılan budur) posta hem yönlendirilir hem kutuda kalır, sonradan aramak isterseniz elinizde durur.

3. Adım: Bekleme süresi — ne kadar?

Bu süreye dair tek bir doğru sayı yok; işin niteliğine göre değişir. Satış veya müşteri temsilcisi gibi dışarıyla sık yazışan roller için birkaç ay yönlendirme açık tutulur, çünkü eski bir müşteri hâlâ o adrese yazabilir. Yönetim kutusunun kotasını ve alias sayısını aynı çekmeceden görürsünüz; kutu boşta dururken bile plan kapsamındaki kotayı kullanmaya devam eder, bu yüzden süresiz açık bırakmak yerine takvime bir tarih koyun.

4. Adım: Kutuyu kapatma mı, silme mi?

İkisi farklı şeyler. Kutuyu pasif tutup yalnız erişimi kısıtlamak isterseniz parolayı sıfırlayıp kimseye vermeden bırakmanız yeterli; kota kullanmaya devam eder ama içerik durduğu yerde kalır. Kutuyu tamamen kaldırmak isterseniz aynı çekmecedeki “Sil” işlemi geri alınamaz bir onay ister; silinen kutunun içeriği o andan sonra panelden erişilemez hale gelir. Arşiv hakkı olan bir plandaysanız, kutu silinse bile o kutuya daha önce giren postaların kopyası panelin Arşiv bölümünden ayrıca aranabilir — arşiv kutunun kendisinden bağımsız, saklama süresi dolana kadar durur.

Sık yapılan hatalar

• Kutuyu aynı gün silmek. O adrese hâlâ gelen faturayı, sözleşme yanıtını ya da müşteri sorusunu kimse görmez. Önce yönlendirme, sonra silme.
• Parolayı değiştirmeden ekibe “erişimi kestik” demek. Eski parola başka bir cihazda kayıtlıysa çalışmaya devam eder; ilk adım her zaman parola.
• Yönlendirmeyi süresiz açık bırakmak. Kutu kota harcamaya devam eder ve kimse ne zaman kapatılacağını hatırlamaz. Takvime bir gözden geçirme tarihi koyun.
• Aynı adresi hemen yeni bir çalışana vermek. Eski çalışanın kişisel yazışmaları hâlâ o kutudaydıysa yeni kullanıcı bunları görür. Önce kutuyu boşaltın ya da yeni bir adres açın.

Toplu ayrılış: departman kapanışı ya da devir

Tek kişi değil de bir ekip aynı anda ayrılıyorsa (departman kapanışı, şirket devri, mevsimsel personel) aynı dört adımı tek tek her kutu için tekrarlarsınız; panelde toplu bir “hepsini kapat” düğmesi yoktur, her kutunun kendi yönetim çekmecesinden geçmeniz gerekir. Çok sayıda kutu varsa önce hepsinin parolasını sıfırlayıp erişimi kesin, sonra hangi kutunun kime yönlendirileceğine tek tek karar verin — genelde bir kutu bir yöneticiye, birkaçı da ortak bir “arsiv@” ya da ekip kutusuna toplanır.

Hangi sırayla, ne zaman

Çalışanın hangi postalarının ne kadar saklanacağı, işten çıkış sürecinizin hukuki tarafıyla ilgilidir; bu konuda kesin bir süre vermek yerine şirketinizin KVKK danışmanına danışmanızı öneririz. Panel tarafında yapabilecekleriniz için özellikler sayfasına bakabilir, kutu güvenliğiyle ilgili genel önlemleri güvenlik sayfamızda bulabilirsiniz. Hesabın ele geçirilmiş olabileceğinden şüpheleniyorsanız ayrı bir konu; o durumda şirket e-postası ele geçirildi, ne yapmalı yazısındaki adımları izleyin.

Sık sorulan sorular

Kutuyu silmeden önce içeriğini indirebilir miyim?

Kutu aktifken içeriği webmail veya bir posta istemcisi üzerinden dışa aktarabilirsiniz. Arşiv hakkı olan bir plandaysanız, kutu silindikten sonra da o kutuya daha önce giren postaların kopyasına arşiv üzerinden ulaşırsınız.

Ayrılan kişinin adresine gelen posta kaça kadar yönlendirilebilir?

Yönlendirme hedefinde birden fazla adres tanımlayabilirsiniz; ekip kutusuna ya da birkaç meslektaşa aynı anda kopyalanacak şekilde ayarlanabilir.

Kutuyu silersem alan adımdaki kota boşalır mı?

Evet, silinen kutunun kotası plan kapsamındaki toplam kotadan düşer; yeni bir çalışan için aynı adı ya da başka bir adresi tekrar kullanabilirsiniz.